Els esdeveniments híbrids han arribat per a quedar-se. Aquesta nova tendència a l’hora d’organitzar esdeveniments va créixer especialment amb la Covid, però les agències i les empreses que planifiquen actes i congressos creuen que es mantindrà en els pròxims anys. Aquesta tardor, quan es preveu una nova onada de casos Covid, aquesta eina serà molt útil als organitzadors d’esdeveniments, que durant la pandèmia s’han vist especialment afectats per les limitacions d’aforament i les mesures de seguretat. Però la clau de la nova vida dels esdeveniments híbrids és que la modalitat telemàtica ha passat de veure’s com un substitutiu de la presencial a veure’s com un complement, per arribar a un públic molt més ampli.
Sandra Simó, CEO d’Àgora Events, explica que aquesta tendència ha anat incrementant exponencialment en els últims tres anys, tot i que algunes empreses no acaben de contractar aquesta modalitat d’esdeveniment pel preu. “Molts s’ho plantegen, però no saben que és car, perquè no és posar una càmera i prou”, explica Simó, que s’ha trobat amb clients que han rebutjat el pressupost un cop han vist el preu. “La tendència, tot i així, és anar cap aquí a poc a poc, perquè si pots arribar a 10.000 clients més que ho segueixin des de casa ho fas”, resol abans d’avisar que cal treballar bé un esdeveniment així perquè no quedi “deixat”.
Un esdeveniment híbrid, el contrari d’un Zoom
“No es tracta de transmetre un Zoom tota l’estona, sinó de fer una realització televisiva perquè es pugui seguir bé des de casa”, explica la directora d’aquesta agència d’esdeveniments, que assenyala que els clients que hagin pagat la quota online han de poder accedir a tots els plenaris, com farien en persona. “Abans els híbrids es feien en format webinar, molt poc acurat, però ara les empreses han descobert que es pot anar més enllà”, assenyala.
Coincideix amb aquesta afirmació Sandrine Castres, la directora gerent de MCI a la península ibèrica, que assenyala que malgrat que no hi ha una definició universal del que és un esdeveniment híbrid, la clau és que les persones que ho segueixen telemàticament tinguin una experiència molt semblant a la presencial. “És l’esdeveniment més complicat d’organitzar, perquè l’engagement no és el mateix que en persona i això presenta grans desafiaments”, explica Castres.
El primer pas és decidir si un esdeveniment pot ser híbrid, perquè “no té sentit fer-ho perquè si”. “S’ha de tenir clar que l’esdeveniment interessa a un públic gran i que l’empresa podrà complir amb els objectius”, explica. Castres assenyala que en un esdeveniment híbrid s’han de dissenyar dos tipus de programes -presencial i digital- i trobar moments on s’ajunten. “Ha d’haver-hi tecnologia que permeti la interacció de les dues audiències i alhora construir programes diferents amb sessions diferents i moderadors diferents”, defineix. La clau de l’èxit, explica, és el treball previ i el disseny de l’esdeveniment.
Divisió d’opinions: l’híbrid és vàlid per a congressos grans?
Castres assenyala que la tendència d’aquests esdeveniments és creixent, especialment en àmbits com el sector mèdic, perquè s’aconsegueix arribar a molta més gent. En aquest sentit, creu que aquesta variant s’imposarà en els grans congressos mèdics i tecnològics, perquè “permet ampliar l’audiència a persones que no creuarien el món per pocs dies”. “També interessa als organitzadors, perquè en tenir l’audiència més gran també es mouen més diners”, explica.
Pel contrari, Simó creu que l’híbrid no funciona en congressos grans perquè estan pensats per fer networking i contactes. “L’híbrid seria per a persones que volen veure què passa però no estan interessades a fer contactes, al contrari del que es busca en congressos com el Mobile”, resol. Sandrine admet que hi ha esdeveniments on segueix sense funcionar el format híbrid perquè “si són qüestions pràctiques no hi ha més remei que fer-ho presencial”.
Esdeveniments híbrids i sostenibles, les dues tendències que s’imposen
L’altra gran tendència que està en creixement és la sostenibilitat. “Cada cop més les agències estem tirant més cap a esdeveniments ecològics, per exemple, ja no posem ampolles d’aigua de plàstic o evitem imprimir programes i ho fem tot digital”, explica Simó, tot i que avisa que l’última paraula la té l’empresa i encara n’hi ha moltes que “no estan mentalitzades” en la importància de la sostenibilitat.
“Els esdeveniments intenten fer la seva pròpia revolució en l’aspecte de la sostenibilitat, perquè el sector és conscient que s’han de canviar certes coses en la manera de fer”, coincideix la gerent d’MCI, que conclou que cal “aprofitar el llegat de la pandèmia” en aquest sentit.
